Office & EHS Specialist (m/w/d)

ESTEVE ist ein internationales, innovationsgetriebenes, Spezialpharmaunternehmen mit Hauptsitz in Barcelona und pharmazeutischen Tochtergesellschaften in Spanien, Deutschland, Frankreich, Italien, Portugal, USA und dem Vereinigten Königreich sowie hochmodernen Produktionsanlagen in Deutschland, Spanien, Mexiko und China. Seit der Gründung in 1929 hat sich unsere Firma zu einem weltweit führenden Player in der Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von hochqualitativen Arzneimitteln und Gesundheitsprodukten entwickelt.

Unser Schwerpunkt liegt auf der zuverlässigen Versorgung von Patienten mit hochwertigen pharmazeutischen Produkten insbesondere in den Bereichen Schmerztherapie, Onkologie und Antiinfektiva. Dabei setzen wir auf Effizienz, Qualität und ein starkes internationales Netzwerk. Unsere Mitarbeiter sind unsere größte Stärke, und wir legen großen Wert auf ihre berufliche Entwicklung und ihr Wohlbefinden. Wir sind stolz auf ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld, das es jedem ermöglicht, sein Potenzial im Rahmen unseres Unternehmenswachstums einzusetzen. 

Wir suchen mit sofortiger Wirkung einen/eine

Office & EHS Specialist (m/w/d)

Für unseren Standort in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, serviceorientierte und organisatorisch starke Persönlichkeit als Office & EHS Specialist (m/w/d). 

In dieser Position bist Du eine zentrale Anlaufstelle für den täglichen Betrieb unseres Berliner Büros. Du stellst einen professionellen Empfang und reibungslose administrative Abläufe sicher und koordinierst gleichzeitig gemeinsam mit internen und externen Partnern wichtige Themen rund um Environment, Health & Safety (EHS), Arbeitssicherheit und Facility Management. 
Der Office & EHS Specialist ist weit mehr als eine klassische Empfangsfunktion. Die Position verbindet die professionelle Organisation unseres Berliner Standortes mit Verantwortung für administrative Prozesse und der Koordination wichtiger EHS- und Sicherheitsthemen. Damit suchen wir jemanden, der gleichermaßen Gastgeber:in, Organisator:in und verlässliche operative Schnittstelle für unseren Standort sein möchte.

• Organisation und Sicherstellung eines professionellen Empfangsbereichs am Berliner Standort 
• Freundliche und professionelle Betreuung sowie Koordination von Besucher:innen, Geschäftspartner:innen, Lieferanten und Dienstleistern 
• Einsatzplanung, Koordination und fachliche Betreuung von Minijobber:innen und Aushilfen im Empfangsbereich 
• Organisation der Poststelle, einschließlich Posteingang und -ausgang sowie Kurier- und Lieferdiensten 
• Koordination und Verwaltung von Meeting- und Besprechungsräumen 
• Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen 
• Koordination externer Dienstleister und Unterstützung im Facility Management 
• Erstellung und administrative Bearbeitung von Purchase Orders und Bestellanforderungen in SAP 
• Unterstützung bei Bestellprozessen sowie bei der Zuordnung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen 
• Zusammenarbeit mit Finance, Procurement und weiteren internen Funktionen 
• Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation und Nachverfolgung administrativer Vorgänge 
• Übernahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben des Standortes 
• Administration und Koordination der Zutrittskontrolle zum Berliner Büro 
• Verwaltung von Zutrittsberechtigungen für Mitarbeitende und externe Personen 
• Koordination der entsprechenden Dienstleister und Ansprechpartner 
• Unterstützung bei organisatorischen Maßnahmen zur Gebäude- und Betriebssicherheit 
• Koordination organisatorischer Themen rund um Environment, Health & Safety (EHS) und betriebliche Sicherheit 
• Enge Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern sowie externen Fach- und Sicherheitspartnern 
• Unterstützung bei der Organisation und Dokumentation von Sicherheitsmaßnahmen, Unterweisungen und Präventionsaktivitäten 
• Koordination von Maßnahmen in den Bereichen Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Brandschutz 
• Unterstützung bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung eines sicheren und professionellen Arbeitsumfeldes 
• Koordination und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen mit externen EHS- und Facility-Partnern 

• Abgeschlossene kaufmännische, administrative oder vergleichbare Ausbildung 
• Berufserfahrung im Office Management, Front Office, Facility Management, in der Administration oder einer vergleichbaren Funktion 
• Erste praktische Erfahrung oder ausgeprägtes Interesse an EHS, Arbeitssicherheit oder betrieblicher Sicherheit 
• Erfahrung mit SAP, insbesondere mit Bestellanforderungen beziehungsweise Purchase Orders, ist von Vorteil 
• Sehr gute digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit Microsoft 365 
• Kenntnisse im Fuhrparkmanagement sind von Vorteil 
• Ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung 
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise 
• Zuverlässigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein 
• Professionelles und freundliches Auftreten 
• Hands-on-Mentalität und Pragmatismus 
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern 
• Fähigkeit, mehrere operative Themen gleichzeitig zuverlässig zu koordinieren 
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift 
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
• Spanischkenntnisse sind ein Plus, aber keine Voraussetzung 

• Eine spannende Rolle in einem internationalen Pharmaunternehmen mit starkem Wachstum
• Ein motiviertes, kollegiales Team mit flachen Hierarchien
• Individueller Weiterentwicklungsplan und Lernangebote mit Zugang zu E-Learning Plattformen (
• Kostenlosen Zugang zu LinkedIn Learning)
• 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr (5-Tage-Woche) sowie zusätzlicher Sonderurlaub für besondere Lebensereignisse
• Erfolgs- und leistungsabhängige Gehaltserhöhung und Prämienzahlung
• Empfehlungsprämien für Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter
• Betriebliche Altersvorsorge mit attraktivem Arbeitsgeberzuschuss (40%)
• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Unfallversicherung
• 30€ monatlicher Zuschuss zur Urban Sports Mitgliedschaft
• Corporate Benefits
• 40€ monatlicher Zuschuss zur Vermögenswirksame Leistungen
• Arbeitgeberfinanziertes EAP (Employment Assistant Programm)
• Langzeitkonto für mehr Flexibilität in allen Lebensphasen
• Ein bezuschusstes BVG-Ticket
• Ein Zuschuss zum Mittagessen (75€ pro Monat bei einer 5 Tage-Woche), sowie ein umfangreiches und kostenloses Getränkeangebot

ESTEVE ist ein weltweit tätiges Spezialpharmaunternehmen mit mehr als 90 Jahren Erfahrung und pharmazeutischen Niederlassungen in Spanien, Deutschland, Frankreich und Großbritannien.

Außerdem verfügt es über hochmoderne Industriestandorte in Mexiko und China, um das CMO-Geschäft abzudecken. Die pharmazeutischen und CMO-Plattformen ermöglichen es ESTEVE, weiterhin mit Leidenschaft und Engagement den ungedeckten medizinischen Bedarf der Patienten zu bedienen.

Innovationen voranzutreiben, um das Leben der Menschen zu verbessern, ist die Mission von ESTEVE seit seiner Gründung.

International aufgestellt, aber nicht abgehoben. Professionell geführt, aber nicht festgefahren.